É fundamental realizar um bom planejamento das viagens corporativas, pois, isso garante uma melhor utilização dos recursos do seu negócio. Além disso, os benefícios transcendem a questão financeira, contribuindo decisivamente para alavancar a performance dos colaboradores.

Então, se a viagem corporativa faz parte da rotina de sua empresa, o planejamento é indispensável para que apareçam bons resultados financeiros. Pensando nisso, apresentamos, neste breve guia, os 5 passos essenciais para assegurar o sucesso da organização de suas viagens corporativas. Boa leitura!

1. Obtenha diferentes opções de passagens

Planejar adequadamente as suas viagens corporativas fará com que você tenha o tempo necessário para fazer a cotação das passagens, considerando diferentes condições e valores.

Desse modo, será mais fácil encontrar as passagens mais vantajosas, visando continuamente a redução dos custos em cada viagem corporativa. Na realidade, a lógica é bastante simples: quanto maior o número de fornecedores, tanto maiores serão as chances de buscar condições atraentes de negócios.

2. Receba as despesas de forma rápida

É de suma importância dispor das condições necessárias para solicitar as viagens corporativas, sabendo quais são as políticas a serem seguidas. Porém, há outra forma de atividade que também assegura o processo completo. Trata-se do relatório de despesas de cada viagem.

Para tanto, é indispensável que o profissional envie todos os comprovantes de despesas, classificando-as apropriadamente, de modo a permitir que os responsáveis acompanhem as descrições em tempo real.

A princípio, sempre que iniciar o planejamento de uma viagem corporativa, observe os itens que podem ser melhorados, investindo em ações que garantam que os seus colaboradores dediquem tempo aos clientes, em vez de dispenderem energia em conferências ou prestações de contas.

3. Conte com as soluções tecnológicas

Para o planejamento de viagens corporativas, as soluções tecnológicas podem – e devem – ser grandes aliadas. Por meio delas, você garantirá simplicidade nos lançamentos e nas aprovações das despesas.

Então, fazer de quaisquer lugares, via smartphone, representa uma excelente opção. Tanto que muitos viajantes efetuam prestações de contas e gestores realizam as aprovações em poucos cliques.

A possibilidade de automação tende a propiciar maior precisão e agilidade para que as empresas controlem eficientemente todas as entradas e saídas de caixa relacionadas às suas viagens corporativas.

4. Defina a sua política para as viagens corporativas

Como gestor, você sabe da importância de definir adequadamente as regras para as despesas corporativas, não é mesmo? Sendo assim, temas como os reembolsos e os adiantamentos integram a política da empresa.

Portanto, os colaboradores devem saber quais gastos contraídos em suas viagens podem ser reembolsados ou não. Isso inclui, até mesmo, o entendimento dos valores que devem ser pagos em cartão de crédito, dinheiro em espécie etc.

5. Alinhe a viagem com antecedência

Para planejar uma viagem corporativa com eficiência, a palavra-chave é “organização”. Nesse sentido, você precisará definir a política de despesas, os prazos, o seguro viagem, os serviços necessários e os roteiros. O gerenciamento correto desses fatores ajudará a sua empresa a ter mais controle e, ainda, a acompanhar de perto os resultados obtidos em cada viagem corporativa.