Política de reembolso de despesas corporativas em 5 passos

Política de reembolso de despesas corporativas em 5 passos

Não é nenhuma novidade que as viagens corporativas são uma realidade cada vez mais próxima para as empresas em geral. Independente do porte, companhias que buscam expandir os seus negócios têm nas viagens a trabalho um aliado no caminho para o sucesso e para o crescimento. Se antes as viagens corporativas eram voltadas para empresas do ramo do turismo, hoje elas são fundamentais em organizações dos mais variados segmentos. Embora a tecnologia tenha avançado muito e facilitado uma série de possibilidades, o olho no olho e a experiência no local ainda fazem toda diferença na maioria dos casos. 


E, com o crescimento das viagens corporativas, as empresas se viram obrigadas a ter uma organização para que tudo saia conforme o esperado e para garantir que os deslocamentos tragam bons frutos e não problemas. Com isso, entra em pauta a gestão de viagens corporativas que, em alguns casos é realizado de forma interna pela empresa e, em muitos outros, é feito por uma agência de viagens corporativas, de modo a tornar os processos mais simples e mais otimizados. 

 

Um dos pontos cruciais para fazer com que as viagens corporativas obtenham sucesso em sua totalidade é uma boa e bem estruturada política de viagens corporativas. É ela que vai servir de norte para cada passo do processo de deslocamento do colaborador. 

 

Além disso, os gastos são uma parte essencial em qualquer empresa e, por isso mesmo, devem ser controlados e acompanhados de perto. É aí que entra uma das partes mais importantes quando o assunto são as viagens corporativas: a política de reembolso de despesas. Muitas empresas não possuem esse ponto bem definido e o resultado disso são problemas na gestão da verba, além de colaboradores pouco satisfeitos e inseguros com as viagens corporativas.

 

Para minimizar esses efeitos, é importante contar com uma empresa especializada nesse tipo de gestão, como a Argo Viagens Corporativas, que acompanha de perto cada passo das viagens a trabalho, trazendo soluções práticas para a sua empresa. 

 

Em poucas palavras, a política de reembolso é a reunião de regras que regulamenta e define os reembolsos dentro de uma determinada companhia. É ela quem vai guiar o processo de como irão ocorrer os reembolsos na empresa. A política de reembolso de despesas corporativas é indispensável para organizações que contenham profissionais que paguem determinadas despesas do trabalho com seu próprio dinheiro, e tenham direito a reembolso dessa quantia por parte da empresa.

 

Se a política de reembolso de despesas corporativas é uma questão em sua companhia, então não deixe de ler até o final esse que irá mostrar como torná-la eficaz em 5 passos. Confira! 

 

  1. O primeiro passo é definir o que é reembolsável pela empresa. Em geral, os itens abaixo são contemplados:

 

  • reembolso de compra de passagens de avião para viagem corporativa;
  • reembolso de gasto com hotel durante viagem corporativa;
  • reembolso de gastos em restaurantes para almoços e jantares de negócios;
  • reembolso de táxi para deslocamento em atividades de trabalho;
  • reembolso de abastecimento de carro da empresa;
  • reembolso de compra emergencial de material de escritório;
  • reembolso de conserto de eletrônicos (smartphone, tablet, computador) que são usados pelo indivíduo mas pertencem à empresa.

 

Além disso, a política de reembolso de despesas corporativas deve estar bem clara aos funcionários para não gerar nenhum tipo de problemas ou frustrações. 

 

  1. É importante também definir quem pode solicitar o reembolso. Todos os funcionários da empresa? Um grupo em específico? 

 

Também é necessário estabelecer se a política de reembolso da sua empresa conta com regras e procedimentos diferenciados de acordo com o tipo de cargo de cada colaborador. 

 

  1. Prazos são fundamentais. Para melhor controle financeiro da empresa e para a organização dos funcionários, estipular um prazo para o reembolso das despesas é de extrema necessidade. 

 

Isso irá deixar o processo mais organizado e evitar solicitações tardias e até mesmo desentendimentos entre empresa e colaborador. Deve-se estipular o prazo para a solicitação do reembolso e também o prazo para o recebimento do mesmo. Em alguns casos, é interessante ainda, estabelecer diferentes prazos para reembolso de acordo com a prioridade das despesas.

 

  1. Como será o procedimento para o reembolso? Empresas que prezam pela qualidade do serviço, tendem a optar por aplicativos de gestão, como o da Argo Viagens Corporativas.

 

Eles tornam o processo mais tecnológico, menos burocrático e mais simples, tanto para a empresa, quanto para o funcionário.

 

  1. Por fim, estruture um documento com as diretrizes da política de reembolso. Ele irá garantir que as informações sejam passadas de maneira correta e clara, além de deixar a empresa respaldada para qualquer problema que possa vir a surgir.

 

O documento deve conter a política de reembolso de despesas corporativas, contendo 

as regras, os direitos e os procedimentos, de forma detalhada e de simples entendimento.

 

Quer saber mais sobre políticas de viagens corporativas para a sua empresa? Continue acompanhando o nosso blog!

 

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