Política de Viagens Corporativas: O Que Você Precisa Saber a Respeito?

As viagens corporativas estão cada vez mais presentes na rotina profissional das empresas, sendo um diferencial importante para as mais diversas finalidades. Quando bem organizadas, esses eventos trazem diversos benefícios, tanto para a corporação quanto para os colaboradores que as realizam.

 

Para se blindar como imprevistos e ter a capacidade de realizar viagens corporativas organizadas e produtivas, um dos passos mais essenciais é firmar uma política de viagens corporativas bem clara e estruturada, para que ela sirva como norteadora de todos esses eventos.

 

A política de viagens corporativas é o que vai sintetizar todos os preceitos básicos desses compromissos em sua empresa, e por isso, desde o começo, é importante tratar esse ponto como prioridade. É por meio desse documento que as regras, direitos, benefícios e limites relacionados às viagens serão estabelecidos, para regularizar todos os eventos futuros.

 

Quer saber como organizar uma boa política de viagens corporativas? Estamos aqui para te ajudar com isso! Separamos algumas dicas valiosas, que podem ser importantes na hora da implementação disso em sua empresa. Confira!

 

Considere as necessidades, a cultura organizacional e os limites da sua empresa

A primeira e mais importante dica para que a política de viagens corporativas seja efetiva e funcional, é fazê-la baseada na realidade da sua empresa. Cada corporação é única, tendo suas próprias particularidades e diferenciais, e da mesma forma, é fundamental que as regras para a política de viagens corporativas sejam pensadas especialmente em atender essas especificidades profissionais.

 

Não há nada de errado em buscar por modelos ou se espelhar em esqueletos básicos dessas políticas, porém, é muito importante que os detalhes sejam pensados e as readequações sejam feitas para se encaixarem especificamente nas características da sua corporação.

 

Partindo desse pressuposto, você vai garantir que a política de viagens corporativas vai agregar um valor muito positivo para a sua empresa e seu regime organizacional, por ser um documento que se encaixará perfeitamente com sua realidade profissional.

Defina o orçamento disponível para viagens corporativas e organize os gastos que serão abarcados

O orçamento é um dos passos mais fundamentais para a política de viagens corporativas. Ele é de suma importância não apenas para esses eventos, mas também para toda a rotina profissional da corporação, já que vai envolver diretamente as finanças da sua firma.

 

Quando mal planejado, pode acarretar em sérios problemas financeiros posteriores. Assim, não tenha pressa na hora de resolver as coisas referente aos orçamentos e os gastos que vão andar em conjunto com a política de viagens corporativas, sendo importante reservar um tempo extra para o planejamento e revisão desse ponto.

 

Elenque quais serão os gastos abarcados por esses compromissos profissionais, atentando-se para os valores de hospedagem, alimentação e transporte. Com tudo isso na ponta do lápis, você vai ter liberdade para manejar uma redução de custos, sendo importante ter tudo previamente planejado para que o orçamento não acabe ficando muito apertado e nem muito exorbitante.

 

O colaborador é parte essencial desse processo: ouça suas opiniões e preze por sua segurança

É importante ter em mente que as viagens corporativas se tratam de um compromisso que envolve não apenas a empresa em si, como também tem uma participação muito ativa dos funcionários, afinal, serão eles as pessoas que comparecerão nesses compromissos representando a sua companhia.

 

Por conta disso, é recomendado que eles façam parte da elaboração da política das viagens corporativas, para que assim, desde o princípio, estejam envolvidos no processo e colaborem para que juntos todos possam chegar em decisões que venham a beneficiar todos os envolvidos nesses compromissos tão importantes. Se não for possível incluí-los diretamente nesse processo, elabore o documento ainda pensando no perfil dos colaboradores da sua corporação.

 

Por fim, é fundamental se lembrar que as viagens corporativas seguem sendo uma responsabilidade primária da empresa, de forma que é requisito fundamental prezar pela segurança em todas as etapas desse processo, para garantir que todas as pessoas envolvidas possam se sentir seguras em meio a esses eventos.

Otimize a política de viagens corporativas da forma que melhor se encaixar com a sua empresa

Quanto mais facilitado for o processo, melhor as coisas vão fluir. Assim, é importante fazer com que todas as fases das viagens corporativas sejam tão otimizadas quanto for possível, já que uma burocracia exagerada pode gerar exaustão tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

 

Muitas empresas contam com a contratação de uma agência de viagens, já que a experiência conferida a eles nesse ramo acaba sendo um grande aliado para o planejamento desses eventos profissionais, tornando, assim, toda a dinâmica mais descomplicada. 

 

Além disso, manter as informações claras e objetivas colaboram para que toda a equipe fique mais alinhada, tornando a comunicação muito mais eficiente. Simplificar processos que tendem a ser complicados, como a prestação de contas, por exemplo, também são ótimos facilitadores para a otimização dessas ocasiões.

 

No fim das contas, é preciso ter em mente que a política das viagens corporativas é um dos passos mais fundamentais nesses compromissos tão importantes. Assim, é importante dedicar um tempo especial para elaborá-la, da mesma forma que é fundamental fazer isso pensando especialmente em encaixá-la nas características da sua corporação.

 

Seguindo essas dicas simples, você conseguirá tornar esse documento o melhor amigo da sua rotina profissional durante as viagens corporativas!

 

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