Práticas recomendadas da política de reembolso de despesas

Uma política de reembolso de despesas é um conjunto de diretrizes que ditam quais compras diretas os funcionários podem fazer em nome de sua empresa e como e quando serão reembolsados ​​pelas despesas relacionadas ao trabalho.

O reembolso de despesas ocorre quando uma empresa deve dinheiro a seus funcionários por compras diretas que eles fizeram em nome da empresa. O estabelecimento de uma política formal de reembolso de despesas define expectativas sobre quais tipos de despesas serão cobertas pela empresa e quando a empresa as reembolsará.

O que é uma política de reembolso de despesas?

Qualquer negócio em que um funcionário faça uma compra em nome da empresa usando fundos pessoais (dinheiro, cartão de crédito pessoal, etc.) em vez de um cartão de crédito corporativo deve ter uma política de reembolso de despesas.

Despesas de negócios diretas são muito comuns para o planejamento de eventos ou funções pesadas em viagens. Um funcionário pode pagar do próprio bolso a passagem de táxi do aeroporto até um centro de conferências. Ou alguém pode usar dinheiro pessoal para comprar suprimentos de última que sua empresa está precisando. Quando os funcionários usam seu próprio dinheiro para fazer compras em nome do empregador, eles precisam saber como serão reembolsados ​​por essas despesas.

Como criar uma política de reembolso de despesas

Existem duas etapas principais para construir uma política de reembolso de despesas:

Crie diretrizes para o que conta como despesas reembolsáveis

Faça a si mesmo estas perguntas:

  • A despesa está relacionada com viagens? Em caso afirmativo, consulte suas políticas de viagens corporativas. Você deve ter orientações sobre o que conta e o que não conta como despesas relacionadas a viagens. Por exemplo, despesas com tempo de viagem e refeições feitas durante a viagem seriam reembolsáveis, desde que respeitem as taxas diárias de sua empresa.
  • Despesas não relacionadas a viagens podem ser reembolsadas se atenderem aos critérios das regras da política de reembolso. 

Descreva como os funcionários devem relatar despesas

Em primeiro lugar, peça-lhes que controlem as suas compras guardando os recibos. Eles devem anotar para que serve cada despesa para provar que ela tem um propósito comercial, caso haja uma necessidade de realizar uma auditoria. Cansado de coletar recibos em papel? Use uma ferramenta de despesas para automatizar relatórios de despesas e simplificar o controle de despesas de viagens.

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Em seguida, estabeleça prazos para o preenchimento de relatórios de despesas, de forma que você possa reembolsar os funcionários em tempo hábil. Decida como você entregará os reembolsos aos funcionários. Nesse caso, os reembolsos devem ser separados do salário do funcionário.

Defina as expectativas de quando e como os funcionários serão reembolsados. 

Como documentar e implementar sua política de despesas de funcionários

Criar uma política de reembolso para despesas diretas é metade da batalha para uma equipe de finanças. Documentação e implementação adequadas são as chaves para o sucesso da política. Você pode fazer isso:

  • Tornar a política de reembolso de despesas da sua empresa clara e específica. 
  • Testando em funcionários. Quando você conhece os meandros da contabilidade, é fácil presumir que todo mundo também conhece. Teste sua nova política em um grupo de foco antes de implementá-la em toda a empresa para ver o que você precisa explicar ou simplificar. Todos entendem o que é um plano contábil? As “despesas relacionadas ao trabalho” estão claramente definidas? Os funcionários podem ter acesso ao cartão de crédito da empresa em vez de pagar do bolso? Obtenha feedback para determinar se a política tem cláusulas que podem ser mal interpretadas ou não. Faça os ajustes necessários.
  • Anunciar a nova política e disponibilizá-la facilmente por meio da ferramenta de comunicação da sua empresa, Slack, intranet etc. Disponibilize a política em um drive baseado na nuvem para que os funcionários possam revisá-la em trânsito. Essa acessibilidade é especialmente importante para seus viajantes de negócios.
  • Incluir a política de reembolso de despesas em sua política de viagens corporativas para torná-la ainda mais acessível.
  • Equipar os funcionários com software de viagens e despesas para fazer cumprir a política. Dê a eles uma ferramenta de gerenciamento de despesas para ajudar a coletar recibos e arquivar relatórios de despesas e software de reserva de viagens para controlar as despesas de viagem.

Outro fator para o sucesso de sua política de despesas é o tempo. Para otimizar a adesão a uma nova política, implemente-a no início de um novo ano (fiscal ou calendário) ou depois de criar novos orçamentos ou auditar despesas com viagens e despesas.

Dicas para fazer cumprir uma política de reembolso de despesas

Depois de implementar sua política de reembolso, é importante aplicá-la para evitar fraudes. A fraude no reembolso de despesas geralmente ocorre de duas maneiras: quando os funcionários compensam despesas que não tinham (como uma corrida de táxi para uma reunião para a qual foram a pé) ou quando aumentam as despesas (alugar um veículo de luxo em vez de um mais econômico). A fraude leva à morte por mil cortes de papel.

Reembolsos de despesas de viagens menores podem somar. Digamos que um funcionário use um cartão de crédito pessoal para pagar uma corrida de táxi para um passeio pessoal durante uma viagem de negócios. A tarifa custa apenas R$ 6, por isso escapou do radar do departamento financeiro. No entanto, quando você multiplica pequenas despesas fraudulentas como essa por dezenas de funcionários e centenas de viagens, esses R$ 6 podem rapidamente se transformar em R$ 6.000.

É importante impor uma política de reembolso de despesas para manter o controle sobre os gastos da empresa e evitar que funcionários gananciosos esgotem os recursos da empresa para uso pessoal. Se uma pessoa se safar com uma fraude, outras farão o mesmo. Se você aplicar a política e punir os abusadores, os gastos excessivos e as fraudes irão parar.

Use estas dicas para evitar fraude no reembolso de despesas:

  • Peça aos funcionários recibos que incluam o nome do fornecedor, data e hora da compra e lista de itens comprados.
  • Examine os recibos. Eles são forjados? As compras fazem sentido? O funcionário está tentando ser reembolsado por uma gorjeta, embora a gratificação tenha sido incluída na refeição? O recibo tem um monte de despesas relacionadas ao negócio e várias compras pessoais escondidas entre elas? 
  • Crie consequências para a fraude. Demitir funcionários que cometem fraude será um exemplo e desencorajará outros a seguir o exemplo.
  • Crie consequências para gastos excessivos. Se os funcionários gastarem mais do que a diária da viagem, reembolse-os até o valor permitido, mas não deixe que eles escapem com mais nada. Se um determinado funcionário investe consistentemente em viagens de negócios, considere dar-lhes menos oportunidades de viagem.
  • Use ferramentas que reforcem a política de gastos da empresa. Adote uma ferramenta de gerenciamento de viagens que mostre quais opções estão dentro da política e quais não estão. Empregue uma ferramenta de reembolso de km rodado, para evitar que os funcionários tentem fazer com que a empresa pague por viagens pessoais. A tecnologia torna mais fácil do que nunca identificar e prevenir fraude na política de reembolso de despesas.
  • Conceda aos funcionários acesso a cartões corporativos virtuais. Esses cartões oferecem aos administradores a capacidade de controlar os gastos em tempo real. Se um membro da equipe de finanças vir um viajante a negócios fazendo compras suspeitas, ele pode enviar um aviso ao funcionário ou enviar por e-mail uma cópia da política de despesas como um lembrete.

Aplique a política de reembolso de despesas da sua empresa para evitar fraudes e economizar o dinheiro da sua empresa.

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