Em muitas ocasiões, os processos relativos à prestação de contas para viagens corporativos podem parecer confusos para os funcionários, acarretando imprevistos para o seu negócio e, consequentemente, gerando atrasos no reembolso do colaborador.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, em que consiste a prestação de contas de viagens corporativas, a importância da autenticidade dos documentos e notas fiscais apresentadas, as vantagens dessa iniciativa e, ainda, a importância de formular uma política específica para estes processos. Boa leitura!
O que é a prestação de contas em viagens corporativas?
Todas as vezes que uma determinada empresa deseja reembolsar os seus colaboradores por despesas efetuadas por motivos de trabalho, como realizar capacitações em outras localidades, promover reuniões com clientes, captar novos investidores ou participar de congressos, é preciso que o funcionário preste contas das despesas das viagens.
Ou seja, trata-se de um mecanismo para justificar as despesas realizadas nesses deslocamentos, de tal forma que a empresa tenha condições de monitorar os custos e, inclusive, calcular o retorno obtido sobre os investimentos realizados para este fim.
Por que garantir a autenticidade das notas fiscais?
As notas fiscais representam um dos aspectos mais importantes da prestação de contas em cada viagem corporativa. Nesse contexto, é indispensável assegurar a sua autenticidade.
Afinal, é preciso ter certeza de que os documentos são verdadeiros, isto é, não passaram por nenhum tipo de comprometimento ou alteração. Para tanto, é indicado criar um processo para a sua validação, visando assegurar a autenticidade.
Lembre-se, ainda, de instruir os seus funcionários acerca da necessidade de solicitar as notas fiscais de todas as compras efetuadas, verificando-as no próprio ato de aquisição de um determinado produto ou serviço.
Quais são as vantagens dessa prestação de contas?
Muitas empresas contam com um contingente elevado de profissionais que precisam realizar, anualmente, inúmeras viagens para atender aos interesses estratégicos de seus negócios.
Dessa forma, grande parte do orçamento é destinado às viagens corporativas. Simultaneamente, para manter a saúde financeira de uma organização, é imprescindível que estes gastos sejam controlados e devidamente planejados.
Ao contrário do que muitos gestores fazem, o ideal é que a empresa se organize, também, em relação aos demais custos que possui, tias como recursos humanos, materiais, insumos, impostos, dentre outros.
Ademais, os funcionários devem ser estimulados a realizarem o melhor uso possível do orçamento disponível, de modo a contribuir para o sucesso do empreendimento, a partir dos investimentos em novos negócios, do aumento da competitividade, da geração de lucro e do crescimento da empresa.
Qual é a importância de uma política específica para a prestação de contas?
A elaboração de uma política bem estruturada, pragmática e clara para as viagens corporativas é fundamental a todas as empresas que desejam ser eficientes. Da mesma forma, os profissionais que conseguem compreender as normas a serem respeitadas encontrará maior facilidade na hora de prestar contas, evitando confusões e imprevistos para ambas as partes.
Nesse sentido, a empresa que conta com uma política interna para a prestação de contas das viagens corporativas tende a manter o registro de suas diretrizes, adquirindo o direito de questionar quaisquer despesas que se encontrem em desacordo com os seus interesses.
