A primeira medida para uma eficiente planilha de despesas de viagens corporativas consiste em saber quais são os dados indispensáveis. Isto é, aqueles que precisam, necessariamente, ser coletados.

Você deverá responder, por exemplo: os custos estavam previstos em seu orçamento? Os valores gastos estavam em conformidade com o previsto? Como foi realizada a divisão dos gastos? Quais foram os custos? Quanto os profissionais gastaram no total?

Vamos detalhar, neste artigo, os itens principais que devem ser adicionados para garantir que a sua planilha seja eficiente e, sobretudo, de fácil utilização para os seus funcionários. Boa leitura!

Capriche no design

Embora pareça contraintuitivo, em um primeiro momento, o design é importante. Afinal, planilhas feias e de difícil entendimento podem prejudicar o seu negócio. Para evitar que isso ocorra, invista um pouco de seu tempo em editar estilos e modificar cores para que a sua planilha de despesas de viagens corporativas entregue a melhor apresentação possível.

Utilize fórmulas que facilitem as contas

Uma ferramenta como o Excel disponibiliza milhares de fórmulas capazes de ajudar você a deixar a sua planilha de despesas de viagens corporativas ainda mais prática. Basta dominar algumas fórmulas básicas para a soma e a multiplicação: assim, você conseguirá juntar e calcular todas as despesas, gastando menos tempo na realização dessas tarefas.

Inclua os adiantamentos (caso existam)

A despeito do fato de que nem todas as empresas trabalham com adiantamentos, caso o seu negócio adote esta prática, fique atento para incluir um campo específico em sua planilha de despesas de viagens corporativas.

Isso porque, quando não há o devido controle, os colaboradores podem deixar de comunicar devidamente o recebimento antecipado de determinados valores que serão gastos em seu deslocamento.

Cabeçalho com informações pessoais

Apesar de ser algo essencial, muitos gestores esquecem de adicionar os dados pessoais de seus colaboradores. É altamente recomendável separar um espaço, logo no começo da sua planilha, para estas informações. Os seguintes campos devem ser preenchidos:

• Informações bancárias para reembolsos;
• Área ou setor de atuação;
• Projeto ao qual o deslocamento faz parte;
• Cargo;
• Nome completo do funcionário.

Detalhamento de gastos

Após compreender os aspectos fundamentais, chega o momento da definição de como o profissional deverá apresentar as despesas realizadas durante a viagem. Para tanto, crie categorias predefinidas básicas.

A partir dessa iniciativa, a sua empresa terá uma visão bem mais detalhada para fundamentar a análise de custos e, inclusive, criar classificações específicas segundo as necessidades do seu negócio.

Especificidades das despesas

Use o campo destinado ao detalhamento de gastos, reservando espaço para que o colaborador descreve cada gasto, permitindo a sua validação e consequente reembolso. Dentre os dados que devem constar nessa descrição, destaca-se:

• Notas fiscais ou recibos válidos para as comprovações dos gastos;
• Os estabelecimentos nos quais os gastos foram realizados;
• Os valores gastos;
• A data do gasto;
• Qualquer informação ou detalhe relevante para este documento.

Tudo sobre o deslocamento

A planilha deve detalhar tudo acerca de cada viagem corporativa. As informações, por mais básicas que pareçam, são indispensáveis e, a depender da quantidade de deslocamentos, determinantes, até mesmo, para a contabilidade fiscal de sua empresa.