As viagens corporativas, via de regra, são muito atrativas para as empresas. Porém, elas devem ser realizadas com planejamento e cuidado. Do contrário, há grandes possibilidades de erro. Outro ponto de atenção consiste no fato de que os colaboradores não devem se esquecer de que os deslocamentos não são a passeio, mas a negócios.

Em termos práticos, assegurar a eficácia desse tipo de planejamento pode ser um desafio, à medida que a gestão de viagens corporativas não se preocupa apenas com o êxito das reuniões de trabalho.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, algumas das etapas mais importantes para o êxito dessa atividade tão relevante para a sua organização. Boa leitura!

Etapas iniciais

Dentre as primeiras etapas, destacam-se as reuniões de planejamento entre gestores e funcionários. Nessa fase, é vital que o líder esclareça para os colaboradores quais são as suas funções durante a vagem e, também, os resultados pretendidos pela empresa.

Preparação dos passaportes

Nunca adquira passagens e reserve hotéis antes da preparação dos passaportes dos profissionais que se deslocarão. Afinal de contas, se a referida viagem for internacional, cada colaborador precisará estar com a sua documentação em dia. Entre elas, a mais importante é, sem dúvidas, o passaporte.

Verificação da necessidade de vistos

Caso o destino de uma dada viagem corporativa seja a América do Norte, a Europa ou quaisquer outros continentes, é altamente recomendável verificar a necessidade de vistos para a entrada dos funcionários no país em questão.

Existem várias modalidades de vistos estadunidenses, por exemplo. Há para turistas, estudantes e, evidentemente, para os viajantes a trabalho. Por essa razão, convém ficar atento para não descuidar dessas informações.

Conferência dos valores das passagens

Os valores de passagens aéreas oscilam constantemente. Desse modo, o melhor a fazer é buscar – com o máximo de antecedência possível – os sites que proporcionam essa varredura, selecionando tanto os dias quanto os horários mais vantajosos para a compra.

Preço das hospedagens

Outro aspecto crucial nas viagens corporativas, as hospedagens escolhidas devem resultar de uma pesquisa aprofundada acerca dos estabelecimentos que melhor equilibrem bons preços com o conforto e a segurança que os seus funcionários merecem para conseguirem descansar com a devida tranquilidade.

Localização como prioridade

A localidade na qual os colaboradores ficarão hospedados é um elemento que, sob nenhuma hipótese, pode ser negligenciado. Afinal, a localização deve ser estratégica. Isto é, quanto mais perto das atividades a serem desempenhadas (reuniões de negócios, visitas a clientes ou fornecedores etc.), tanto menores serão os gastos com transportes urbanos.      

Alimentação

Item que requer atenção especial, a alimentação pode ser definida para ser realizada em locais que ofereçam refeições típicas e de qualidade sem que, para tanto, a empresa tenha que pagar muito caro.

Ou seja, o planejamento de uma viagem corporativa não precisa privilegiar a experimentação de restaurantes renomados. Nesses momentos, os membros da sua equipe precisarão, apenas, fazer refeições saborosas e saudáveis.

Prestação de contas

A prestação de contas representa a última etapa. Trata-se do momento no qual o colaborador deve demonstrar todos os custos que teve durante a sua viagem corporativa.

Evidentemente, cada tipo de despesa deve ser apropriadamente apresentado. Além disso, as normas da política interna da empresa precisam ser seguidas, principalmente, nessa fase.