Com a atividade empresarial voltando ao normal mais consistentemente em relação à pandemia, as agências de viagens corporativas devem ficar atentas à questão das reuniões de trabalho de suas empresas clientes. São muitos encontros profissionais que as empresas celebram, atividade essa que ocupa uma grande parte da vida laboral.
As reuniões de trabalho constituem uma peça fundamental dentro da maioria das organizações. É nela que se faz possível a comunicação interna de uma equipe, formalizando assuntos em comum e fomentando o trabalho em conjunto. Trata-se de uma atividade imprescindível para a estratégia de uma boa corporação se desenvolver.
Portanto, separamos dicas para você organizar uma reunião de trabalho da melhor maneira possível. Vamos nos focar em conselhos gerais para nos assegurarmos do desenvolvimento do evento.
10 DICAS PARA ORGANIZAR UMA REUNIÃO DE TRABALHO EFICIENTE:
1 – OBJETIVO
É importante que as reuniões tenham objetivo bem definido antes do pontapé inicial. Afinal, em torno dela se desenvolverão o resto das ações necessárias para que a reunião transcorra adequadamente.
2 – ANTECEDÊNCIA
Quanto tempo pode durar, quem fará parte da reunião, qual é o momento ideal para começar e terminar, quantos e quais serão os breaks, se haverá tempos de co-working… São pontos que a se ter em conta na hora de organizar a agenda. Além disso, é muito recomendável que os convidados a uma reunião disponham de um programa no qual possam ver o itinerário do evento, de maneira que saibam em cada momento o que está ocorrendo e o que virá na próxima etapa.
3 – ORGANIZAR EM TORNO DOS PARTICIPANTES
É essencial presta atenção neste ponto. Ter em conta cada pessoa que estará presente no encontro, suas necessidades, seus interesses, que se sintam atendidos e respeitados. Isso terá repercussão direta com os resultados da reunião.
4 – EXPERIÊNCIA COMPLETA
Ter plena consciência do espaço, dos recursos audiovisuais, do entorno, da gastronomia, das atividades complementares, dos tempos de descanso. São todos pontos que podem fazer da reunião de trabalho uma jornada de experiência muito mais agradável e produtiva. E você não vai querer o efeito contrário.
5 – ESPAÇO PARA REALIZAR AS REUNIÕES
Para algumas empresas é vital alugar um local para realizar as reuniões a trabalho. Se vai reunir um grande número de profissionais, se quer causar uma boa impressão a um cliente ou prospecção ou se celebra fora da cidade de origem da empresa… É importante estar atento às condições para o melhor desenvolvimento do encontro.
Se a reunião for realizada fora da cidade, o organizador precisa estar atento a vários itens, do transporte à hospedagem, tendo em conta o volume de participantes, suas localizações, horários de ida e volta.
7 – MATERIAL AUDIOVISUAL
Em grande parte das ocasiões, é necessária a apresentação de documentos ou materiais informativos, para as quais é interessante dispor de materiais audiovisuais e dos profissionais técnicos necessários para isso. Testar bem e ter uma alternativa caso não funcione é fundamental, evitando qualquer imprevisto, contratempo e constrangimento para o momento da reunião.
8 – DISTRIBUIÇÃO DE MESAS E CADEIRAS
Uma boa distribuição dos lugares da sala de acordo com os objetivos, interações, etc., é essencial, sempre levando em conta a hierarquia e os anfitrições, caso haja.
9 – ALIMENTAÇÃO E BEBIDA
Sempre de olho na duração da reunião, há muitos casos em que é necessário oferecer algo para os participantes comerem, incluindo as pausas certas para o coffee break. Tenha em conta que muitas vezes contratar um catering é uma dor de cabeça a menos para reuniões importantes.
10 – HOSPITALIDADE
De maneira que a todo momento os convidados se sintam atendidos e tenham o controle da reunião, ter funcionários dedicados ao atendimento e as sinalizações corretas é crucial.
