Todos os negócios que reconhecem a necessidade de manter seus funcionários satisfeitos têm permitido que organizem os seus próprios deslocamentos para trabalhar. Desse modo, as prestações de contas realizadas no âmbito da gestão das viagens corporativas são de suma importância para elevar a confiança entre ambas as partes.

Em primeiro lugar, além de armazenar os comprovantes apropriados, é necessário efetuar um relatório de gastos, anexando todos os recibos fiscais. Isso facilita a visualização de despesas e ajuda o gerenciamento orçamentário da empresa.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações para ajudar você a controlar as despesas e, também, otimizar as tarefas de prestação de contas em suas viagens corporativas. Boa leitura!

Categorias de gastos

Para economizar e aprimorar a prestação de contas em viagens corporativas, é indispensável compreender as diferentes categorias de gastos. Eles são divididos em dois grupos: os reembolsáveis e os não reembolsáveis. Integram o primeiro:

• Seguro viagem;
• Hospedagem;
• Inscrições em eventos;
• Transportes (aluguel de veículos, táxi, ônibus, avião etc.);
• Serviços de lavanderia;
• Pacotes de dados para conferir acesso à internet;
• Documentações (vistos, passaportes, entre outros);
• Alimentação.

Dentre os gastos não reembolsáveis, destacam-se:

• Gastos de natureza pessoal;
• Taxas devidas em decorrência da perda de voos;
• Multas de trânsito;
• Despesas com danos causados a equipamentos e objetos;
• Compra de souvenir.

Desse modo, é altamente recomendável separar cartões de créditos para serem utilizados, exclusivamente, na cobertura de despesas que escapam, de uma forma ou outra, aos objetivos centrais de cada viagem corporativa.

Cálculo das despesas em viagens corporativas

É fundamental, na organização de uma viagem corporativo, ficar atento para evitar que algum detalhe seja esquecido. Do mesmo modo, faça uma lista, calculando a rota a ser percorrida e incluindo despesas menores, como cafés e lanches.

Para tanto, você pode usar uma planilha Excel e efetuar o cálculo de todos os gastos que foram previstos em uma dada viagem. Digite as descrições das despesas nas células da primeira coluna, organizando os itens segundo a sua prioridade.

Na sequência, coloque os valores diários, deixando este lado da planilha para registrar a multiplicação destas importâncias pela quantidade dos dias cumpridos de trabalho. Assim, você obterá os valores totais das despesas realizadas em cada viagem corporativa.

Pontos de prejuízo

Como você já sabe, há diversos aspectos que podem gerar prejuízos nas viagens corporativas. Veja, a seguir, alguns dos principais pontos de atenção:

• Seguro viagem: quando essa garantia não é contratada, muitos gastos exorbitantes podem ocorrer em situações imprevistas;
• Relatório de despesas: este registro, quando preenchido somente no final da viagem, tende a ser prejudicado, dada a possibilidade de perda de comprovantes;
• Planejamento: para evitar que os gastos saiam do controle, sempre tome nota de todas as informações pertinentes – com antecedência.

Política de reembolso

Na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) está previsto o direito de todos os trabalhadores, em viagens corporativas, ao reembolso de despesas. Por outro lado, a empresa pode, até mesmo, adiantar valores para que os funcionários tenham os recursos necessários para arcar com os gastos nos deslocamentos.

Incluir essa medida na política da empresa é uma excelente ideia. No retorno da viagem, bastará analisar a prestação de contas para quitar eventuais despesas excedentes.