A padronização de procedimentos e processos da gestão de viagens corporativas confere bem-estar, conforto e segurança para todos os profissionais envolvidos nos deslocamentos, evitando fraudes e riscos, reduzindo custos e otimizando tarefas.
Partindo dessa transparência, o trabalho pode ser facilitado, pois, os colaboradores passam a cumprir e a entender as diretrizes e normas estabelecidas pela sua organização.
Pensando nisso, elencamos, ao longo deste artigo, algumas das ideias centrais e que não devem, sob nenhuma hipótese, ser negligenciadas na elaboração da política de viagens corporativas em sua empresa. Boa leitura!
Desenvolvimento orçamentário
A elaboração do orçamento é essencial para assegurar que os gastos de viagens corporativas se mantenham devidamente enquadrados nos limites financeiros do seu negócio.
Além disso, o responsável pelo setor na sua empresa deve, necessariamente, compreender a dinâmica de expansão (ou recuo) das atividades de negócio, a fim de estabelecer orçamentos realistas e, principalmente, possíveis de serem colocados em prática.
Clareza e objetividade
As diretrizes que permeiam a política de viagens devem ser objetivas e explícitas, de modo a facilitar sua compreensão. Dessa forma, as normas serão seguidas sem maiores dificuldades.
Dito de outro modo, a política de viagens, quando é formada objetiva e claramente, previne ambiguidades, evita gastos prescindíveis e eleva os níveis de controle, garantindo que os processos referentes aos deslocamentos ocorram em conformidade com todas as normas preestabelecidas pelo seu negócio.
Necessidades da empresa
Uma das primeiras etapas da elaboração da política de viagens corporativas pode ser encontrada na definição das necessidades da empresa. Principalmente, é crucial estabelecer quando um deslocamento é necessário e quais são as reais demandas para a sua realização, como classe de voo, categoria de hospedagem, orçamentos, antecedência, prazos, entre outras.
Apenas, tenha em mente que é altamente recomendável considerar as características gerais do seu segmento de atuação e as especificidades de cada departamento e nível hierárquico dentro da equipe de colaboradores.
Envolver os stakeholders na gestão de viagens corporativas
As partes envolvidas, direta ou indiretamente, nas viagens corporativas, devem ser incluídas no momento da formulação de sua política para o setor. Bons exemplos disso podem ser encontrados no envolvimento dos gestores dos funcionários, de viagens, do setor financeiro, do Recursos Humanos (R.H.) etc.
Isso trará uma perspectiva mais abrangente, proporcionando insights acionáveis e capazes de tornar o documento mais eficaz e realista. Acima de tudo, a organização das viagens corporativas não é uma tarefa simples ou fácil.
Na prática, quando essas ações são mal organizadas, a produtividade da empresa é comprometida, gerando custos desnecessários para o negócio. Tendo isso em mente, é de suma importância investir em um planejamento detalhado, capaz de resultar em uma política que sirva de guia para gestores e colaboradores.
Facilidade no acesso à política da empresa
Após a elaboração da política de viagens, a sua empresa deve garantir a correta divulgação aos colaboradores, disponibilizando-a, inclusive, para futuras consultas. Dessa forma, ela cumprirá, de fato, a sua missão de guia das viagens corporativas em sua organização.
A facilidade é de relevância evidente, uma vez que este documento reúne todos os procedimentos, normas e regulamentos que dizem respeito a todos os processos das viagens corporativas da sua organização.
