As viagens corporativas são cada vez mais comuns em empresas de todos os portes e segmentos de atuação. Afinal, possuem um papel crucial na consolidação de parcerias estratégicas, captação de clientes e concretização de novos negócios.

Contudo, é preciso ter em mente que estes deslocamentos geram custos para o negócio. Quando as viagens não são corretamente organizadas, podem onerar demasiadamente a organização e comprometer a sua produtividade.

É justamente nesse ponto que a atuação do gestor de viagens se mostra fundamental. Para assegurar o êxito de cada deslocamento, este profissional coloca em prática uma ampla gama de estratégias, conhecimentos e habilidades específicas que suprem as demandas da empresa.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os aspectos centrais dessa função, a fim de evidenciar a contribuição do gestor de viagens corporativas para a redução de custos, a qualidade e a eficiência desses processos. Boa leitura!

Atuação do gestor de viagens corporativas

O gestor de viagens corporativas – também chamado de “travel manager” – participa de todas as etapas do planejamento estratégico e logístico, a fim de assegurar processos mais eficientes.

Ao partir de um viés técnico, este profissional conecta as necessidades da empresa com os resultados esperados, mediantes processos gerenciais assertivos para reduzir custos e garantir a satisfação dos colaboradores em viagens corporativas.

Indicadores

O gestor de viagens corporativas acompanha continuamente o desenvolvimento dos deslocamentos e apresenta os seus resultados por meio de indicadores. Isso permite um gerenciamento pleno dos investimentos, bem como uma clara percepção dos retornos e dos níveis de qualidade oferecidos pelos prestadores de serviços.

Planejamento

Cabe a este profissional organizar todas as etapas logísticas das viagens, segundo a cultura e a política da empresa. Ou seja, o gestor de viagens corporativas é o responsável por buscar novos fornecedores, acompanhar as reservas, rastrear as emissões das passagens e, ainda, garantir a eficiência das hospedagens e dos serviços prestados em mobilidade urbana para os funcionários em deslocamento.

Suporte

Além dos preparativos antecipados, o gestor de viagens corporativas proporciona suporte e apoio aos viajantes durante todo o tempo em que os membros da equipe estão fora da sede.

Desse modo, o profissional segue atento às necessidades dos viajantes, priorizando seu bem-estar e o “Duty of Care” – termo oriundo da língua inglesa que indica a responsabilidade legal e ética da empresa com os seus colaboradores, visando a segurança, a integridade, a saúde etc.

Controle de custos

O volume de gastos que podem ocorrer representa uma das maiores preocupações das empresas nas viagens corporativas. Sem o conhecimento adequado dos processos e de suas particularidades, os deslocamentos tendem a gerar altos gastos não planejados.

Desse modo, cabe ao gestor de viagens corporativas a elaboração de estratégias que, de acordo com a realidade orçamentária da empresa e seus objetivos, forneçam a melhor relação entre custo e benefício.

Política de viagens

Para que os deslocamentos sejam funcionais, um dos elementos básicos é a política de viagens adotada pela empresa. Este documento estabelece as diretrizes e normas que a organização e seus colaboradores devem seguir, visando otimizar o desempenho da equipe e os resultados de cada viagem.

Contudo, isso somente ocorre quando a política de viagens corporativas está em conformidade com as necessidades, as metas e, sobretudo, o perfil da empresa. Portanto, é o gestor da área que traça caminhos capazes de mitigar riscos, melhorar a performance e gerar os resultados almejados pela empresa.