Você já sabe como funcionam os reembolsos durante o período de home office?

Os últimos anos foram marcados pela necessidade de readaptação ditada pelas condições atípicas que enfrentamos por conta do Covid-19. Com a pandemia, houve a necessidade do isolamento social que, por sua vez, alterou todos os pontos da rotina profissional, desde a cessão de viagens corporativas até mesmo a migração completa do trabalho para o home office.

As mudanças aconteceram de forma rápida, exigindo das corporações uma necessidade de readequação em velocidade recorde para que não houvesse perdas muito significativas em sua operação. Dessa forma, novos processos acabaram necessitando serem estabelecidos, em prol de garantir a segurança trabalhista mesmo em tempos tão adversos como os que enfrentamos.

Entre as questões que exigiram adaptações, uma que entrou em foco foram as regras do reembolso de despesas durante esse período de trabalho remoto. Afinal, quais são as novas normas para que esse sistema funcione em simultâneo ao home office? O que mudou? Como será daqui para frente? Para esclarecer essas e outras dúvidas, escrevemos esse artigo para te ajudar!

Quais as despesas que a empresa deve reembolsar?

De antemão, é necessário ressaltar que esse tipo de reembolso corporativo é algo amparado por lei. A legislação trabalhista brasileira dita que gastos com alimentação, transporte, visitas a clientes e até mesmo viagens corporativas compõe o escopo de gastos que devem ser reembolsados pelo empregador ao colaborador.

Isso se configura porque há momentos onde os trabalhadores acabam tendo gastos em prol de realização de atividades laborais, como, por exemplo, o deslocamento para uma reunião externa com o próprio carro, ou gastos com viagens profissionais, que vão desde a necessidade de contratação de uma agência de viagens corporativas até os custos com acomodação e alimentação durante esses eventos.

Antes da pandemia, era mais fácil delimitar quais eram essas despesas, mas à medida que o trabalho se misturou com a rotina residencial, em tempos de home office, foram necessárias algumas readequações para que o sistema de reembolso continuasse sendo efetivo.

O que é definido como home office e como isso se aplica a ele?

Com a reforma trabalhista de 2017 (Lei n° 13.467), o home office foi definido como qualquer prestação de serviços que ocorra fora das dependências da empresa. Em seu art. 6°, a CLT equipara os trabalhos exercidos dentro da propriedade do contratante com aqueles serviços executados em qualquer outro espaço, desde que ambos tenham esse caráter laboral, ou seja, desde que sejam atividades exercidas para o empregador.

Dessa forma, por ambos os exercícios da profissão serem reconhecidos como iguais pelo instrumento jurídico, o reembolso de despesas também é necessário para o trabalho remoto. Segundo o art. 75-D, da Reforma Trabalhista, é ditado que essas despesas a serem reembolsadas dependem de acordo firmado entre empregador e empregado.

A legislação trabalhista exige que a empresa contratante seja responsável pelo fornecimento de condições de trabalho que sejam aptas a dar condição ao colaborador de exercer sua devida função, mesmo em home office. Dessa forma, qualquer recurso que seja necessário para que o empregado possa exercitar seu trabalho, precisam entrar no escopo de despesas corporativas.

Um exemplo prático que pode ajudar a ilustrar a situação é que, caso o funcionário não tenha à disposição em casa um computador e precise disso para exercer sua função, é dever do empregador fornecer o equipamento para o colaborador. Nesses casos, é comum que a empresa disponibilize equipamentos para que o trabalhador leve para casa, em prol de possibilitar a sua atividade laboral.

Também há casos onde alguns custos extras podem acabar aparecendo nas contas pessoais do colaborador por culpa do home office. Em uma situação onde a conta de telefone acabe vindo mais alta por conta da realização de ligações para clientes da empresa, por exemplo, o funcionário também têm o direito de receber o reembolso para esse gasto.

No fim das contas, a melhor das opções é que empregador e empregado conversem e firmem um acordo detalhado sobre o que está amparado para os reembolsos corporativos no período de trabalho remoto. Ter isso esclarecido e bem delimitado é a melhor forma de evitar qualquer conflito, dúvidas ou contradições futuras.

Mantenha suas políticas de reembolso atualizadas e otimizadas

É importante manter-se por dentro dos direitos e exigências sancionados pela última Reforma Trabalhista, para evitar qualquer desacordo e manter a boa e respeitosa relação entre empresa e colaborador. Aos poucos, as coisas estão se normalizando novamente, mas durante esse período de readaptação, é comum que haja a mescla entre o que acontecia antes e o que foi readaptado nos últimos anos.

Algumas empresas, por exemplo, aos poucos estão retomando as viagens corporativas, mesmo que os funcionários continuem exercendo o trabalho remoto em seu dia a dia. Nesses casos, novamente a necessidade do reembolso se faz necessária, afinal, as viagens corporativas continuam sendo atividade laboral como qualquer outra exercida pelo colaborador em período de home office. Isso acrescenta alguns gastos específicos dessas ocasiões para serem suportados, como o reembolso de KM e qualquer solução para viagens corporativas que possa ser necessária.

Por esse e outros motivos, existem algumas ferramentas que também podem auxiliar nesse processo, como softwares especializados em gestão de despesas corporativas. Com eles, muitas questões podem ser facilitadas, como a prestação de contas e a tomada de decisões referentes a esse processo, além de otimizar muito a transparência do acordo entre empresa e funcionário, de forma que não corram inconsistências dentro das políticas de reembolso da companhia.

Diante de todo o exposto, podemos visualizar que o reembolso das despesas em home office tem suas próprias regras e exige nossa atenção em alguns pontos, assim como todas as readequações que precisaram ser feitas durante esse período. As constantes mudanças que enfrentamos sempre, mas com ainda mais vigor nos últimos anos, demanda que tenhamos uma rápida capacidade de adaptação.

Para te auxiliar com esse e outros processos, conte conosco! Em nosso blog, estamos preparando diversos materiais para tornar o seu dia a dia mais fácil, principalmente agora que, aos poucos, estamos todos retornando às nossas rotinas habituais. Inclusive, você já sabe como serão as viagens corporativas no pós-pandemia? Confira nosso último artigo para descobrir! 

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